نشر وعكس خطة المشتريات

العمل على نشر وعكس خطة المشتريات السنوية بناءً على ميزانية الجهة المستفيدة ومراقبتها بشكل ربعي؛ للمساهمة في الالتزام بجدول زمني محدد للعمليات الشرائية، وتحديد الميزانية المخصصة لكل عملية شراء.

منهجية العمل: عكس خطة المشتريات ومراقبتها بشكل ربعي.

إعداد تقارير المشتريات

يتم إعداد تقرير لأداء المشتريات بشكل شهري، حيث يحتوي على إجمالي طلبات الشراء وأوامر الشراء وحالة الطلبات والعقود، بما يساهم في تقييم أداء المشتريات في الجهة المستفيدة، وتوفير رؤى قيمة حول كفاءة عمليات الشراء.

منهجية العمل: العمل على جمع البيانات وتحليل حالة المشتريات، وتحديث لوحة الأداء.

طلب الحصول على معلومات (RFI)

الحصول على معلومات من الموردين عن نطاق عمل أو خدمات يتم تحديدها من قبل مقدم الطلب، لضمان فهم السوق بشكل أفضل وتحديد الموردين المؤهلين للمشاركة في عملية الشراء.

منهجية العمل: التواصل مع الموردين وطلب المعلومات، ومشاركة المعلومات المستلمة مع مقدم الطلب.

شراء مباشر (أقل من 30 ألف ريال)

توفر الخدمة إدارة طلبات الشراء المباشر التي تقل قيمتها عن 30 ألف ريال، دون اللجوء إلى إجراءات المنافسة التقليدية مثل المناقصات أو المزايدات.

منهجية العمل: مراجعة كراسة الشروط والمواصفات، وطرح شراء مباشر في منصة اعتماد، وتسجيل البيانات ورفع التعاميد وتقديم الإيضاحات في منصة شامل.

شراء مباشر (أعلى من 30 ألف وأقل من 100 ألف ريال)

تتم من خلال هذه الخدمة إدارة طلبات الشراء المباشر التي تتجاوز قيمتها 30 ألف ريال وتكون أقل من 100 ألف ريال، أي الطلبات التي تزيد عن 30 ألف ريال ولا تصل إلى الحد الذي يتطلب إجراء مناقصة عامة.

منهجية العمل: مراجعة كراسة الشروط والمواصفات، وطرح الشراء المباشر في منصة اعتماد، والرد على استفسارات الموردين، واستلام العروض الفنية وفتحها ومشاركتها مع مقدم الطلب. كما يتم العمل على تقييم العروض المالية وإعداد توصية بأفضل عطاء، وتعميد المشروع، وتسجيل البيانات ورفع التعاميد والعقود وتقديم الإيضاحات في منصة شامل.

طلب شراء منافسة محدودة

تتم من خلال هذه الخدمة إدارة طلبات شراء المنافسات المحدودة بين عدد من الموردين الذين يتم تحديدهم من قبل مقدم الطلب لتتم دعوتهم للمنافسة.

منهجية العمل: تشمل الخدمة العمل على تأهيل الموردين، ومراجعة كراسة الشروط والمواصفات، وطرح المنافسة في منصة اعتماد والرد على استفسارات الموردين، واستلام العروض الفنية وفتحها ومشاركتها مع مقدم الطلب، وتقييم العروض المالية وإعداد توصية بأفضل عطاء، وترسية المشروع وإعداد العقد، وتسجيل البيانات ورفع التعاميد والعقود وتقديم الإيضاحات في منصة شامل.

طلب شراء - منافسة عامة

تتضمن الخدمة إدارة طلبات شراء المنافسات العامة عبر منصة اعتماد، بحيث تتاح لجميع الموردين المهتمين المشاركة بالمنافسة، وإعداد توصية بأفضل عطاء.

منهجية العمل: تتضمن الخدمة العمل على تأهيل الموردين، ومراجعة كراسة الشروط والمواصفات، وطرح المنافسة في منصة اعتماد والرد على استفسارات الموردين، واستلام العروض الفنية وفتحها ومشاركتها مع مقدم الطلب، وتقييم العروض المالية وإعداد توصية بأفضل عطاء، وترسية المشروع وإعداد العقد، وتسجيل البيانات ورفع التعاميد والعقود وتقديم الإيضاحات في منصة شامل.

طلبات شراء السوق الإلكتروني

يتم من خلال هذه الخدمة العمل على شراء المنتجات والخدمات المتوفرة في السوق الإلكتروني بمنصة اعتماد من الموردين المسجلين في المنصة.

منهجية العمل: تتم مراجعة جدول الكميات ومنتجات السوق الإلكتروني.

طلب الاتفاقات الإطارية

تتضمن الخدمة إعداد اتفاقية إطارية لتوريد منتجات أو خدمات يتم تحديدها في الاتفاقية، والتي تعمل كإطار أساسي لجميع العقود التي ستبرم لاحقاً بين الطرفين؛ مما يوفر الوقت والجهد والتكاليف.

منهجية العمل: مراجعة كراسة الشروط والمواصفات، وتوقيع الاتفاقية وأمر الشراء، وتسجيل البيانات ورفع التعاميد والعقود وتقديم الإيضاحات في منصة شامل.

إصدار أوامر الشراء (ضمن اتفاقية إطارية)

يتم من خلال هذه الخدمة العمل على إصدار أوامر الشراء للخدمات أو المنتجات وفقاً للشروط والأحكام المتفق عليها والمضمنة في الاتفاقية الإطارية.

منهجية العمل: إصدار أمر الشراء.

إدارة العقود

تشمل الخدمة تخطيط وتنظيم ومراقبة تنفيذ العقود الخاصة بالجهة المستفيدة وذلك من خلال تسجيل ورفع العقود، والرد على الاستيضاحات التي ترد على العقود من خلال منصة شامل.

منهجية العمل: تسجيل ورفع العقود من خلال منصة اعتماد، والرد على الاستيضاحات التي ترد على العقود من خلال منصة شامل.

الإنذار على المخالفات أو القصور في العقود

تتيح الخدمة إصدار خطابات الإنذار على المتعاقدين لإبلاغهم بوجود خلل أو مخالفة في تنفيذ بنود العقد؛ وذلك لضمان توثيق المخالفة وإعطاء الفرصة للطرف المخالف لتصحيح الوضع قبل اللجوء إلى إجراءات قانونية.

منهجية العمل: التأكد من عدم التزام المورد بالعقد المبرم لتوفير الخدمات/المخرجات المحددة، وإعداد خطاب الإنذار للمتعاقدين المخالفين.

أوامر التغيير على مستوى بنود العقد

يتم من خلال هذه الخدمة إصدار أوامر التغيير كتعديلات رسمية على مستوى بنود العقد لرغبة أحد الطرفين في إضافة أو حذف بعض البنود، أو نتيجة لتغيرات في الظروف المحيطة بالعقد.

منهجية العمل: العمل على مراجعة طلب أمر التغيير، وإصدار أوامر التغيير على مستوى بنود العقد من خلال الزيادة أو التخفيض.

أوامر التغيير للبنود المستحدثة على مستوى العقد

إصدار أوامر التغيير على مستوى بنود العقد من خلال الزيادة في حال استحداث البنود في العقد خلال فترة تنفيذه، وتكون ضرورية لتكييف العقد مع الظروف المتغيرة أو لتلبية متطلبات جديدة.

منهجية العمل: مراجعة طلب أمر التغيير، وعرض طلب أمر التغيير على لجنة مختصة، وإصدار أوامر التغيير بعد موافقة صاحب الصلاحية.

تمديد العقود

إصدار أوامر التمديد للعقود بدون زيادة مالية في قيمة العقد، وذلك بزيادة مدة تنفيذ العقد بعد تاريخ انتهائه الأصلي بعد موافقة صاحب الصلاحية في الجهة المستفيدة.

منهجية العمل: مراجعة طلب التمديد، وعرض طلب التمديد على لجنة مختصة، وإصدار أوامر التمديد بعد موافقة صاحب الصلاحية.

الإيقاف واستئناف العقود

يتم من خلال هذه الخدمة إصدار أوامر الإيقاف واستئناف العقود لفترة محددة أو غير محددة، وفقاً للشروط المنصوص عليها في العقد، وبناءً على الأنظمة واللوائح المعتمدة في الجهة المستفيدة.

منهجية العمل: مراجعة طلب الإيقاف أو الاستئناف للعقود، وإصدار أوامر الإيقاف أو الاستئناف للعقود بعد موافقة صاحب الصلاحية.

إنهاء العقود

تتم من خلال هذه الخدمة مراجعة وتحليل طلبات إنهاء العقود وعرضها على صاحب الصلاحية أو اللجنة المختصة لإصدار التوصية النهائية على إنهاء العقد.

منهجية العمل: مراجعة وتحليل طلبات إنهاء العقود، وعرض طلبات الإنهاء للعقود على اللجنة المختصة مع المستندات الداعمة، وإصدار أوامر إنهاء العقد بعد موافقة صاحب الصلاحية.