إعداد مشروع الميزانية التقديرية

تتضمن الخدمة العمل على إعداد مشروع الميزانية التقديرية السنوية واعتمادها من مجلس الإدارة، وإدارة جميع الإجراءات المرتبطة باعتماد الميزانية من وزارة المالية.

منهجية العمل: تشمل الخدمة إرسال النماذج الخاصة باحتياج الميزانية للجهة المستفيدة لتوضيح الاحتياج المطلوب من تعويضات العاملين والمشاريع، إضافةً لمناقشة نماذج الميزانية بعد استلامها من الجهة المستفيدة، وحصر إجمالي الميزانية المطلوبة بعد المناقشة تمهيداً لرفعها لصاحب الصلاحية للاعتماد، واستلام السقف المحدد من قبل وزارة المالية وإعداد الميزانية حسب السقف المستلم إلى جانب العمل على رفع مسودة مشروع الميزانية حسب السقف والطلب إلى صاحب الصلاحية لأخذ الموافقة على الميزانية. كما تتضمن الخدمة رفع مشروع الميزانية التقديرية لمجلس الإدارة للاعتماد، ورفع الميزانية حسب السقف والطلب في منصة الهايبيرون التابعة لوزارة المالية، ومناقشة وزارة المالية لاعتماد الميزانية المطلوبة، واستلام تبليغ الميزانية من وزارة المالية.

تنفيذ الميزانية المعتمدة

تشمل الخدمة استلام الميزانية المعتمدة مع البدء في إجراءات إدخال الميزانية في نظام تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) وتبليغ الجهة المستفيدة، وإدارة الالتزامات المالية القائمة على الجهة، واستقبال أوامر الشراء الجديدة.

منهجية العمل: العمل على استلام تبليغ الميزانية المعتمدة من منصة هايبريون، وإشعار الجهة المستفيدة بتبليغ الميزانية وتوزيعها على الإدارات. وإدخال الميزانية في نظام تخطيط الموارد المؤسسية (ERP). بالإضافة إلى ذلك، تشمل الخدمة ترحيل الالتزامات المالية القائمة على الجهة المستفيدة من العام السابق لميزانية العام الحالي، والبدء في استلام طلبات وأوامر الشراء الجديدة.

طلب تعزيز الميزانية

يتم من خلال هذه الخدمة العمل على تغطية العجز القائم أو المتوقع في الميزانية من خلال تعزيز البنود من خارج الميزانية المعتمدة للسيولة أو التكاليف.

منهجية العمل: دراسة الموقف المالي لكافة بنود الميزانية لتغطية العجز القائم أو المتوقع غير القابل توفيره من البنود الأخرى، مع دراسة وتقدير المبالغ المطلوب تعزيزها والرفع بها لصاحب الصلاحية للاعتماد، ومخاطبة وزارة المالية لطلب التعزيز، وتنفيذ التعزيز في الأنظمة المالية بعد اعتماده من قبل صاحب الصلاحية.

تنفيذ المناقلات الداخلية والخارجية

تتضمن الخدمة العمل على دراسة وتنفيذ المناقلات الداخلية والخارجية بين بنود وأبواب الميزانية خلال العام المالي بشكل استباقي، لضمان توفير السيولة وتغطية التكاليف وتلافي حدوث عجز في الميزانية.

منهجية العمل: دراسة الموقف المالي لكافة بنود الميزانية للتنبؤ عن احتمالية حدوث أي عجز مستقبلي وتغطيته بشكل استباقي من خلال إجراء مناقلة مالية، والاستفادة من الوفر في بنود الميزانية خلال العام المالي عن طريق نقل الوفر إلى بنود أخرى لتغطية الاحتياجات التي تطرأ خلال العام. كما يشمل العمل تقديم مقترح المناقلة بعد دراستها لصاحب الصلاحية للاعتماد، وتنفيذ المناقلة في كافة الأنظمة المالية بعد اعتمادها من صاحب الصلاحية.

الحجز والارتباط على بنود الميزانية

تشمل الخدمة اعتماد الحجز والارتباط المالي لكافة ما يتم صرفه من بنود الميزانية كتعويضات العاملين والسلع والخدمات وغيرها، لضمان عدم تجاوز الميزانية المخصصة لكل بند.

منهجية العمل: تحديد المستخدم من الميزانية والمتاح منها والبند المناسب للحجز أو الارتباط من حيث أوجه الصرف، والتأكد من وجود وفر بالبنود المراد الحجز أو الارتباط عليها وعدم تجاوز الميزانية المعتمدة، واعتماد الحجوزات والارتباطات المالية على البنود.

إعداد تقارير الأداء المالي الشهرية والربعية

يتم عبر هذه الخدمة توفير تقرير يوضح الأداء المالي لميزانية الجهة المستفيدة بشكل شهري وربعي، حيث يساعد في تحديد نقاط القوة والضعف، وتحديد الفرص والتحديات.

منهجية العمل: تشمل أبرز الأحداث المالية للميزانية خلال الشهر وخلال الربع ونظرة عامة على أداء الميزانية بالإضافة إلى لمحة تفصيلية عن أداء الميزانية لكافة النفقات، وتفاصيل أداء الميزانية على مستوى البنود، وتوضيح المنصرف الفعلي على مستوى البنود، ومتابعة الصرف بشكل دوري لضمان استغلال الميزانية بالشكل الأمثل. كما يتم العمل على تحديث قائمة العقود المرتبطة على الميزانية وقائمة العقود المحتجزة على الميزانية، مع إعداد التقرير الشهري والتقرير الربعي.

إعداد تقرير الميزانية لمجلس الإدارة

يتم عبر هذه الخدمة توفير تقرير يوضح الميزانية المطلوبة للعام المقبل والدعم المطلوب والوضع المالي للجهة المستفيدة، للمساهمة في تقديم التوصيات المستقبلية.

منهجية العمل: العمل على إعداد التقرير بناءً على الميزانية التقديرية المطلوبة مع تقديم نظرة عامة على أداء الميزانية المعتمدة للعام الحالي ومقارنة بين ميزانية العام الحالي والميزانية المطلوبة للعام المقبل، وتفاصيل الميزانية المطلوبة للعام المقبل.

إدارة حسابات الجهات المستفيدة

تشمل الخدمة إدارة حسابات الجهات المستفيدة من خلال معالجة مدفوعات مقدم الطلب عند استلام الدفعة، ومعالجة التسويات/الاستقطاعات، وتحديث نظام الحسابات المدينة وفقاً للبيانات الأحدث.

منهجية العمل: معالجة مدفوعات مقدم الطلب وتحديث نظام الحسابات المدينة لعكس البيانات المحدثة، ومعالجة التسويات/الاستقطاعات للحسابات المتأخرة، ومتابعة أعمار الذمم المدينة وتحصيلها.

إدارة حسابات الموردين

يتم عبر هذه الخدمة العمل على معالجة الفواتير بدقة وكفاءة نيابة عن الجهة المستفيدة بما يشمل تدقيق الفواتير وإنشاء قيود محاسبية للفواتير المصدقة ونحوه.

منهجية العمل: تتضمن الخدمة معالجة جميع أنواع الحسابات الدائنة.

إدارة الحسابات البنكية ومنصة اعتماد

يتم من خلال هذه الخدمة فتح الحسابات البنكية التجارية، وحسابات لدى البنك المركزي، وحساب في منصة صرف، وحساب في منصة اعتماد، وإدارة تلك الحسابات.

منهجية العمل: العمل على فتح الحسابات وإدارتها.

إدارة الأصول

تشمل الخدمة إدارة الأصول من خلال التحقق من أهلية الأصل للرسملة، وإعداد وتسجيل الأصل ضمن سجل الأصول الثابتة، وتصنيف الأصول، واحتساب استهلاكها وفقاً لسياسة استهلاك الأصول لمقدم الطلب، وتقليل قيمة الأصل الدفترية لإهلاك الأصول ونحوه.

منهجية العمل: تشمل الخدمة إدارة سجل الأصول الثابتة، والتأكد من استلام الأصل بشكل سليم من قبل الإدارة المعنية، وتسجيل الأصل في السجلات المحاسبية مع إرفاق ما يثبت ذلك، وتسجيل القيود المحاسبية لإهلاكات الأصول بشكل شهري وتسجيلها بالأنظمة، واستبعاد الأصول من سجل الأصول حسب قرار اللجنة وتسجيل القيود اللازمة.

إدارة الإيرادات

تشتمل الخدمة على تقدير الإيرادات بشكل ربع سنوي ونصف سنوي وسنوي، وتسجيل القيود المحاسبية عند تحصيل الإيرادات، ومتابعة الإيرادات المستحقة للجهة المستفيدة وتسجيلها وتوريدها إلى حساب جاري وزارة المالية.

منهجية العمل: العمل على مناقشة المعنيين عن الإيرادات وتحديد الوقت المتوقع لتحصيلها، وتزويد الجهات المعنية بقيمة الإيرادات المتوقعة ومتابعة حالتها، ومخاطبة الجهات المعنية بتقديم المبالغ المستحقة للجهة المستفيدة والتي تصنف كإيراد، وتزويد الجهات المعنية بالحسابات البنكية لتوريد الإيرادات، وتوريد الإيرادات لحساب جاري وزارة المالية.

إدارة السلف

تقوم هذه الخدمة بتقديم السلف المؤقتة أو المستديمة بعد الحصول على الموافقات اللازمة من صاحب الصلاحية المعني وفقاً لمصفوفة الصلاحيات في الجهة المستفيدة، بالإضافة إلى إدارة استعاضة السلف.

منهجية العمل: يتم تحديد قيمة المبلغ ونوع السلفة (مؤقتة أو مستديمة) وتحديد البنود التي يتم الارتباط عليها، وتزويد الموظفين متعهدي السلف بالسياسات والإجراءات الخاصة بالسلف، ومراجعة مصروفات السلفة مع المستندات الثبوتية.

إدارة المدفوعات الحكومية

صرف جميع الالتزامات المالية للجهات الحكومية، مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية وهيئة الزكاة والضريبة والجمارك وصندوق التنمية العقارية.

منهجية العمل: دفع الاستحقاقات الخاصة بالموظفين للمؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية وصندوق التنمية العقارية، ودفع ضريبة الاستقطاع أو الالتزامات المتعلقة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

إعداد القيود المحاسبية

الاحتفاظ بسجلات المعاملات المالية بصفة مستمرة نيابة عن مُقدم الطلب، بما في ذلك ترحيل التسويات المحاسبية، وإغلاق جميع السجلات المحاسبية الفرعية بشكل دقيق وفعال بشكل ربع سنوي.

منهجية العمل: العمل على تسوية مستمرة للسجلات المالية، وضمان الوصول الكافي إلى السجلات المالية لمُقدم الطلب.

إعداد التسويات البنكية

إعداد التسويات البنكية وإصدار التقارير الخاصة بها على أساس شهري، لضمان دقة السجلات المحاسبية والكشف عن أي أخطاء أو اختلافات قد تحدث.

منهجية العمل: تسوية السجلات المحاسبية وكشوف الحساب البنكية.

إعداد القوائم المالية والحساب الختامي

إعداد القوائم والتقارير المالية والحساب الختامي بدقة وكفاءة لمُقدم الطلب لتوضيح أداء الميزانية ومتابعة مشاريع الإدارة المعنية اعتماداً على القائمة المطلوبة وفقًا لمعايير المحاسبة المعتمدة في المملكة.

منهجية العمل: إعداد القوائم المالية بناءً على السجلات المحاسبية للجهة، وإعداد الإقفالات السنوية للسجلات المحاسبية ومطابقة الأرصدة مع الجهات الحكومية، ومناقشة لجنة المراجعة بالمسودة الأولية للقوائم المالية بمشاركة المراجع الخارجي والداخلي لرفع توصيتها للمجلس، وتزويد الجهات الرقابية بنسخة من التقارير بحسب المعايير المعتمدة لدى الجهة.

إعداد دفاتر الأستاذ العام الحكومية

تتضمن الخدمة مراجعة القيود المسجلة، وترحيل القيود المحاسبية من الدفاتر المساعدة وعكسها على دفتر الأستاذ العام، والخروج بتقرير ميزان المراجعة النصف سنوي.

منهجية العمل: العمل على مراجعة القيود المسجلة والتأكد من تسجيل جميع القيود المرتبطة بالفترة وتسوية حسابات دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ الفرعي وترحيل القيود اللازمة، إضافةً لإغلاق جميع السجلات المحاسبية الفرعية بشكل شهري، وإصدار ميزان المراجعة بعد ترحيل القيود المحاسبية، ومراجعة ميزان المراجعة.

إعداد الجداول الشهرية

تقوم هذه الخدمة بإقفال الفترة المحاسبية الشهرية من خلال إعداد الجداول الشهرية (نموذج 29) والطلبات المتعلقة بها على الأساس النقدي.

منهجية العمل: إعداد الإقفالات الشهرية للسجلات المحاسبية، وعكس جميع الحركات المحاسبية، ومعالجة الفروقات (إن وجدت) من خلال إعداد قيود التسوية، واعتماد الجداول الشهرية من أصحاب الصلاحية وتزويد وزارة المالية والديوان العام للمحاسبة بها.

معالجة السجلات الضريبية

العمل على معالجة الدفعات الضريبية نيابةً عن الجهة المستفيدة، بما في ذلك تقديم الإقرارات الضريبية وإصدار التقارير الضريبية للزكاة وضريبة القيمة المضافة وضريبة الاستقطاع، وتقديم الاعتراضات اللازمة للأمانة العامة للجان الضريبية.

منهجية العمل: معالجة الدفعات الضريبية لمقدم الطلب وتقديمها بما يتماشى مع المتطلبات التنظيمية المحددة والإطار الزمني لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

المتابعة والإفراج عن الضمانات البنكية النهائية للموردين

الإفراج عن الضمانات البنكية للموردين بناءً على شروط الضمان البنكي والسياسات والإجراءات المالية، وإعداد سجلات خاصة لمراقبة الضمانات المقدمة من الموردين، ومتابعة إجراءات طلب الإفراج عنها.

منهجية العمل: العمل على الإفراج عن الضمانات البنكية للموردين وإعداد تقرير حالة الضمانات البنكية.

تزويد الجهات الرقابية بالمتطلبات المتعلقة بالجهة المستفيدة

الرد على الاستفسارات وتزويد الجهات الحكومية الرقابية مثل وزارة المالية والديوان العام للمحاسبة وغيرها من الجهات الرقابية بالمعلومات والمستندات اللازمة نيابةً عن الجهة المستفيدة.

منهجية العمل: القيام بحصر المستندات والمعلومات المطلوبة والتأكد من صحتها، وتزويد الجهات الرقابية بالمتطلبات والرد على المخاطبات.

إدارة الاستثمار

تتضمن الخدمة استثمار السيولة المتوفرة في أدوات استثمارية آمنة وسهلة التسييل ومتوافقة مع الشريعة الإسلامية داخل المملكة وفق آجال قصيرة الأجل (حسب توفر السيولة)، ويضاف الدخل الناتج من هذه الاستثمارات إلى موارد الجهة الطالبة.

منهجية العمل: إعداد خطط الاستثمار بشكل دوري حسب حركة التدفقات النقدية للجهة، مع مراعاة توفر السيولة اللازمة للوفاء بالتزامات الجهة المستفيدة بما يتوافق مع التعليمات الصادرة بهذا الشأن من قبل وزارة المالية.

إنشاء وتحديث اللوائح المالية ومصفوفة الصلاحيات المالية وشجرة الحسابات (CoA)

يتم من خلال هذه الخدمة إنشاء وتحديث ومراجعة اللوائح المالية ومصفوفة الصلاحيات المالية والإجراءات المالية وشجرة الحسابات للجهة المستفيدة وفقاً للمعايير المحاسبية المعتمدة.

منهجية العمل: إعداد اللوائح المالية ومصفوفة الصلاحيات وشجرة الحسابات، وتحديد الحسابات المراد تفعيلها في السجلات المحاسبية حسب احتياج الجهة، والرفع لوزارة المالية للموافقة على اللوائح المالية ومصفوفة الصلاحيات.